酒店电脑瘫痪,前台如何控制大局
原来上班时,突然酒店方通知电脑因为有问题必须进行维护,要求全部终端停止使用,具体开起时间待定,当时我是 RECEPTION MANAGER, 酒店住房率超过 90% 。
遇到这种事情是十分棘手的,上班近十年,几乎没有发生过。我接到通知后马上采取相应措施以应付,
1 ,立即打印报表,包括: IN HOUSE DETAIL REPORT ,HIGHT BALANCE REPORTARRIVE REPORT,D/O REPORT, VIP REPORT,CSAHER REPORT,VC VD REPORT,OOO REPORT 等
2 ,安排一名员工加班
3 ,找到几张比较大的白纸 ( 最好比 A3 更大硬度较高 ) ,再找几只不同颜色的彩笔。
4 ,把所以房间按类型分类,列在白纸上,注意房号之间的空隙稍微留大一点,好写备注。做成一张全面的手工报表。
5 ,对比刚才打印的报表,用不同色彩的笔,在房号上涂上不同的颜色,比如 VD 房用绿色, O 房用红色等。并在下方备注说明各种颜色代表的意思。
6 ,协助 AM 查 HIGHT BALANCE 和 D/O 房。
7 ,督促员工马上扎帐,并记录数据。后来的帐项手工操作。
8 ,和 HK 联系,要一份最新的 DISCREPANCY REPORT ,并建议 HK 将查房周期从原来 6 个小时改为 3 个小时, VD 改 VC 的,第一时间通知总台。
9 ,随时督导 RECEPTIONIST, 任何房态的变化,都要在手工报表上体现。
10 , C\I 时,在相应房号上尽可能标注上客人的详细信息。
11 ,这份手工报表最好由 MANAGER 自己掌控和改动,不得已也只能交给 SUPERVISOR, 不能让其他无关人员接触。
12 ,复印该报表,由 MANAGER 签名,写上时间后分发到 OPERATOR,BC ,AM , HK,REVT 和 FOM 等岗位。并保持报表一个小时更新一次。
13 , C/I 房间时,第一时间通知 HK 和 OPERATOR, 做好信息的沟通。
14 ,特别注意和 HK 的沟通,防止 DOUBLE C/I 出现,往往一个房间出现差错,就会引起连锁反映,造成混乱局面就无法收拾了。
15 ,如果 NIGHT RUN 时,电脑仍然无法使用,就要协助财务将相应 资料 交 AC 备案。
16 ,协助 AM 写好工作日志,详细记录当时发生的事件。
其实遇到这种事件,关键是各部要紧密配合,只要做好 COMMUNICATION 和 TEAMWORK ,什么困难都能解决的。