关于会议接待的相关规定
为进一步做好会议项目的开发和接待工作，确保会议客人从入住到撤离全方位的服务过程准确、到位、顺畅和协调，根据酒店实际情况，制定会议接待相关规定如下：
一、责任分工
1、总负责人： 营销部 经理。会议接待工作由营销部负总责，负责协调和处理会议接待全程中的各类工作事项。
2、总跟进人：营销部指定的营销代表为会议总跟进协调人，负责会议全程跟踪，组织、协调、检查、督促会议接待各项工作落实情况。
具体职责：
A、负责处理和接洽客户预订；
B、根据预订信息对接待任务提出具体安排意见，制定并印发会议接待计划；
C、组织、协调会议所涉及的各部门工作；
D、于会议召开前的有效准备时间内，对各相关部门工作完成情况进行检查和验收；
E、协调解决会议进程中的各类事项，满足客人的合理需求，确保会议接待质量；
F、跟办会议结账工作，确保酒店结账安全；
G、征求客户意见，填写意见反馈，对会议接待工作进行总体评价。
3、企划部：负责会议背景幕、条幅、指示牌、会签、宣传品的设计和制作工作。
4、 餐饮部 ：负责会议室准备、会议服务、会议用餐工作。
A、根据营销部会议接待计划要求和营销代表的要求，准备会议室的各类用品，对会议室进行卫生清洁，按规范要求进行 摆台 和布置；
B、安排会议服务人员，迎送会议宾客，在会议进程中进行有效服务；
C、按会议订单要求组织后厨准备会议用餐；
D、负责安排和组织会议用餐服务。
5、客房部：负责会议客人用房准备和服务工作，负责公共区域卫生清洁。
6、 前厅 部：负责会议客人接待引领及相关服务工作，关注来宾情况，妥善处理客人投诉。
7、保安部：维持酒店正常经营秩序，检查和关注会议期间所有营业场所的安全和保卫工作。
9、 工程部 ：解决相关部门提出的保修指令，保证会议期间的设施设备的正常运行。
10、财务部：负责客人结账工作，确认结账方式，做好结账统计，与营销部和各接待部门密切联络，确保酒店结账安全。
11、行政部：负责会议接待质检工作，处理酒店内部投诉，对大型会议人力资源进行调配。
二、会议接待标准
1、大型会议（200—1000人）
A、地点：千人宴会厅
B、总跟进人：营销部经理亲自接待跟进，多名营销员协调配合跟进工作。
C、会场布置：
酒店外围：根据客人需要设彩虹门、空飘。
雨搭：根据客人需要设固定字幕或游动字幕。
大堂：设接待台，根据客人需要提供台布、台裙、工作椅、礼品台等物品。接待台大堂门口设指示牌。
会场入口处：设立指示牌，营销代表和会场服务人员负责迎送。
主席台：设背景幕，主席台前摆放鲜花，顶额挂会议横幅，根据会议需要设立式讲台或课桌式讲台，准备有线麦克和无线麦克，根据会议需要安设启航轮。
台形：根据会议特点和客人需求摆放课桌型或圆桌式台型，课桌式台面按规范标准摆放茶具、矿泉水、便笺、茶垫、口巾等。课桌式台型铺绿色或白色桌布，围台裙。圆桌式台型桌面另外摆放水果和茶点，桌面铺白色台布，椅子套白色椅套。
绿植花卉：干净无尘，无黄叶，摆放于会场四周，整齐对称，有观赏性，尽可能准备红色系花卉。
D、工作安排
迎送：营销部经理、前厅部经理须亲自带领营销员、礼宾员在大堂入口处迎送宾客。
接待：安排1-2名营销代表配合客户发放 资料 ，提供会议问询、引领服务。
会场服务：根据会议实际需要安排服务人员，会议接待 主管 和 领班 全程跟踪指导会场服务， 餐饮部经理 亲自检查会场准备和服务情况。营销部经理和跟进营销员全程跟踪会议。
翻台：会议和用餐均在千人宴时，利用客人休息时间及时翻台。
会议协调：连续召开两天及两天以上的会议，营销人员要及时主动了解客人意见与需求，及时协调改进工作。
2、中型会议（50-200人）
A、会议地点：昆仑厅
B、总跟进人：营销部指定营销人员。重要会议营销部经理亲自跟进。
C、会场布置
悬挂会议条幅，设背景幕，主席台设立式讲台或课桌式讲台，摆放鲜花，准备有线麦克和无线麦克、根据会议需要准备投影仪、白板等。
台形：根据客人需要按剧场式、课桌式或圆桌式摆放，铺白色、红色或绿色桌布及台裙，课桌式台形摆放茶具、矿泉水、纸、笔等。
绿色植物：干净无尘，无黄叶，摆放于会场四周，整齐对称。
大堂门口处：设立会议接待处，接待台铺绿色或红色台布，并钉好台裙。设立指示牌，安排礼宾人员和营销代表提供迎送、领引、问询服务。
会场入口处：设立指示牌，安排会场服务人员做好迎送。
翻台：会议和用餐均在昆仑厅时，利用客人休息时间及时翻台。
会议协调：连续召开两天及两天以上的会议，营销人员要及时主动了解客人意见与需求，及时协调改进工作。
D、会场服务
根据会议需要安排会场服务人员，会议接待领班和营销人员全程跟踪会议服务。
3、小型会议（50人以下）
A、会议总跟进人：营销部指定营销代表
B、会场布置：
台形：根据客人需要按回形或U形摆放，悬挂会议条幅，准备麦克、纸、笔、矿泉水、摆放茶具
绿植花卉：摆放于回形、U形中心处，以及会场四周，整齐对称，无灰尘、无黄叶，根据客人需求和会议层次，回形中心处也可摆放鲜花。
翻台：会议和用餐在同一场地，利用客人休息时间及时翻台。
C、会场服务：
根据会议需要安排会议服务人员，会议接待领班检查指导会议服务情况。营销代表全程跟踪会议服务。
