一、财务部安全管理规定 1．认真贯彻执行国家财务方面的法规、制度和有关规定，结合财务工作进行定期安全检查，发现问题和漏洞及时汇报并妥善处理。 2．营业结帐完毕，财务部及现金收款台财会人员须将现金支票上交财务部专门负责人，锁入专用保险柜，店内务零散点不得存留现金过夜。 3．总出纳室为财务部重要部位，除专人在内工作外，其他无关人员不得入内。 4．财务人员去银行取现金、支票等，必须有专车接送，并由保安人员全程护卫，取送款中途不准任何无关人员搭车，未经批准不准在途中办理任何与此项工作无关事宜。 5．计财部严禁存放私人现金及贵重物品。各种钥匙印章指定专人保管，不得将钥匙带出酒店或随意放在不安全的地方。 6．各部位营业收入的外汇，要按财务管理规定上缴入库，严禁私自套汇、转让。 7．出纳员保险柜只提供一把钥匙发给收款员本人使用。总出纳查库时，必须与收款员 主管 一起进行。保险柜只许用来存放备用金，不许私自放杂物等与工作无关的物品。保险柜钥匙不许丢失，备用钥匙由总出纳保管，查库时备用。 8．财务部所属出纳人员不得私配保险柜钥匙，不得将保险柜密码外传，过节或放假时，要与保安部配合，对保险柜加封。 二、交际费用管理的有关规定 为了保证企业的经济效益，加强 成本 费用管理，降低交际费用开支，酒店对交际费用支出做以下规定： 1．全月交际费用总额支出不能超过营业总额的1％，，此项由计财部保证。 2．交际费用指标每月由计财部提出、并由 总经理 审定后下达到各部门。 3．交际费用分配比例：总经理室按下达指标40％执行，营业部按40％执行，其他部门按20％执行。 4．交际单的审批权限，由总经理或总经理助理级负责签批。董事会交际单由董事会成员或计财部经理签批。 5．交际费在使用时必须由本部门填制交际请求单，注明请求交际部门的名称、客人或团体名称、招待日期及招待理由；由本部门经理和经办人签字，呈总经理或授权的总经理助理批示后方可使用。 6．各部门交际费需要在商场部和美容室使用时，必须由总经理签批后方可使用。 7．交际用餐标准可由总经理根据酒店及所在地的实际情况确定，特殊情况由总经理批准。 8．各部门要严格按照规定交际程序办事，如违反上述程序在餐厅用餐或在商场购物，餐厅、商场人员及财务 收银员 有权制正用餐及转帐，一经发现在交际费使用上弄虚作假，要严肃处理。 9．执行交际费节约奖励办法：各部门按财务部下达的交际指标所剩节约额，按5％提取奖励金。 三、关于废品处理的规定 为了加强酒店对物资的统一管理，维护酒店的利益，现对各部门废品的处理及报废物品处理做出如下规定： 1．酒店所有的报损设备、家具、软片、各种废品的处理，全部统一由财务部负责。 2．各部门破损的设备、家具、软片等，本着修旧的原则，由各部门统一放在 工程部 指定的房内，由工程部负责维修。如经过鉴定不能维修的，由财务部统一处理(有关部门配合)。 3．对各种包装物(易拉罐、纸箱、报纸、画报)等废品，各部门选派一名员工专门负责，要处理的废品必须有部门盖章的出门证(由财务部统一印制)财务部选派一名员工专门负责处理废品的工作，并加盖财务章方可出门，否则，保安部不允许任何物品或废品出门。 4．处理废品的时间为每周三、五下午2点～4点。 5．处理废品，财务部和各部选派的员工一起处理，所得款项，其中50％留有关部门使用，50％留财务部。 6．保安部必须严格把关，决不允许没有任何正当手续的人自行出门处理废品，任何个人不得私自处理废品，否则，按违纪处理。 7．上述由财务部经理负责统筹、协商、监督执行。 四、收据 管理制度 (一)收据的领用 将每本收据的号码分别记录在登记簿上，登记内容包括：收据号码、购入日期、发放日期、领取人姓名及签章发放人、旧收据退回日期。 1．新收据购入后，保管员需将每本收据的号码一一记录。 2．只有下列人员才有资格领取收据： 总出纳、 前厅 收银员、交款员、商务中心、保健中心、商场部收银。其它人员一律不允许领取收据。 3．基本领取数是两本，或根据各自的工作情况增加领取数量。 4．收据保管员在未收回以前发给相应员工的旧收据时，不得发出新收据。 5．相应地，保管员应记录还回旧收据的日期，并应跟踪监督那些已发出相当一段时间但仍未退回换新的收据。 (二)收据的开出 在开收据时应遵守以下规则： 1．前厅收银员只能对仍在前厅客户分类帐上的帐目收款开出收据。 2．在办公时间，已被转入后台的帐目收款及其他杂项收款应由总出纳开出收据。在非办公时间，前台收银可对这类事项开出收据。 3．收款细则应确切陈述在收据上，如果是外客帐收款，帐目陈述及相关号码应同相应的数额写在一起。 4．如果是预收定金或预收款，总出纳或前台收银员应立即通知所有的相关部门(销售部、前厅部或宴会部)。 5．收据附联的传送： 第一联：财务 第二联：客户 第三联：存根 在总出纳写好前一天的总出纳报告后(不迟于下午2点)，应将报告和全部第——联收据送交收入夜审，收入夜审在对收据的总数及帐目分类检查之后，将其送交应收帐款主管，应收帐款主管记录并在外客帐附属机构上打印收款数，将收据交给收据管理员存档并打印在总分类帐上。 收入夜审应对每日使用的收据的号码进行检查并核查被取消及未报告的收据。 五、物资库房安全管理规定 1．专人专库，各库房钥匙专人收存。 2．坚持值班登记制度，严格交接班手续，保管员公休、倒休、出差时的物资发放由 领班 和替班共同负责；保管员休假前和上岗后应交接清楚，责任落实。 3．库房勤清扫、勤通风、勤整理。物品摆放要复合消防要求，物品保管不霉不烂，无丢失，无损坏。 4．安全消防按岗负责。保管员必须熟知消防常识及消防器材的放置位置，掌握已配备的消防器材使用方法。 5．对来历不清、性质不明及私人物品不得入库存放。 6．易燃易爆、剧毒物品专库专放，专人保管，严格领用手续。 7．库房严禁吸烟，不准会客，不准留宿。 8．库房不准动用明火，不准使用电热设备，不准乱拉照明线路。 9．来库领用物品要在库外等候，未经允许不得进入库房。 10．出现问题要及时与采购部、财务部或保安部联系。 六、物资库房防火安全管理规定 1．严格遵守《仓库防火安全管理规则》，库内严禁吸烟，不得动用明火，要保持通道畅通。 2．根据货物的不同性质分类，分库存放。易燃易爆物品单独设库存放，不得和其他库房混用。 3．库内物品码垛要整齐，不得过高、过宽，物资须距电线、灯泡50厘米以上，灯泡不得超过60瓦。 4．易燃易爆物品库，应安装防爆灯，严禁库内乱拉照明线。 5．保管员应经常检查灯具和电线，发现破损、老化要及时请工程部更换。 6．离开库房时必须进行防火安全检查，确无问题，切断电源后锁好门方可离开。 7．各岗位要熟悉各种消防器材性能、使用方法及器材摆放位置。发现火情立即扑救，及时报有关领导及保安部，并保护好现场，协助查清起火原因。 8．爱护消防器材，保持灭火器清洁，禁止随意挪动、遮挡消防器材。 9．凡违反本规定者，按酒店消防管理规章有关规定进行处理。 第十章采购部 第一节部门概述及组织结构 一、概述 采购部是负责酒店采购工作的职能部门。采购部在酒店统—管理下，根据实际工作要求，适时、适量、适价、经济合理地采购各部门所需要的物品，确保酒店经营活动的正常进行。 采购部的采购工作，必须严格执行酒店的采购制度，严格按照采购程序办理，确保所采购物品的数量、质量、价格和交货期符合要求，并严格控制采购成本。采购部员工必须树立“—心为酒店“的采购供应意识。 二、组织结构(略) 第二节 岗位职责 及素质要求 一、经理 直接上级：财务总监 直接下属：采购主管 岗位职责 1．直接对总经理和财务总监负责。主持采购部的全面工作。审批所有的采购单和订购单，确保各项采购任务顺利完成。 2．参与大宗商品及国外进口货物订货的业务洽谈并检查合同执行情况。 3．指导下属开展业务，不断提高业务技能。 4．熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、价格、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对酒店的物资采购负有领导责任。 5．要按计划完成酒店各类物资的采购任务，并在预算内做到开源节流。 6．负责本部门员工的业务 培训计划 的制定和实施，抓好员工的思想工咋。 7．有计划地组织部门员工参加学习。 8．主持采购部的日常工作，协调采购部与酒店各部门之间的关系。 9．完成总经理临时交办的各项工作任务。 10．接受总经理和财务总监及 成本控制 部经理的监督。 素质要求 基本素质：有高度的责任感和事业心，不假公济私，不以权谋私泄露业务机密；有较强的领导和协调能力；能独立指导部门运作；遵纪守法。 自然条件：年龄30岁以上；品貌端正，气质高雅，待人和蔼。身高：男1．74～1．78米，女1．65～1．68米。 文化程度：大专以上。 外语水平：具有旅游 酒店英语 中级水平。 工作经验：具备3年以上酒店采购工作经验，2年主管以上管理工作经验。 特殊要求：熟悉采购程序和采购内容；了解海关对进口业务颁布的法规及国家有关税收政策；掌握市场行情和酒店的供货渠道。 二、采购主管 直接上级：采购经理 直接下属：采购员 岗位职责 1．编制每旬市场价格表，掌握新的产品供应来源和季节性产品 资料 ，及时提供给上司参考。 2．负责与仓管部的联系，及时处理产品质量问题和督促供应商及时送货。 3．按上司指派，进行外出采购。 4．协助上司比较供应商的报价和整理供应商资料。 5．协助上司审核供应商的发票、送货单、报价或订购单等。 6．搜集采购样本或安排供应商示范。 7．向上司报告有关货物运输途中的失误和损坏情况，并负责向有关方面申报赔偿或报关损耗。 8．负责进口物品的报关工作，并安排提货事宜。 9．配合仓库对物品进行验收，确保物品符合申购要求。 10．负责属下员工培训，检查员工纪律，完成上级分配的其他工作。 素质要求 基本素质：遵纪守法；有较强的协调能力；具备较高的工作责任感，不以权谋私，保守业务机密。 自然条件：年龄在25岁以上；品貌端正，身体健康。身高：男1．74～1．78米，女1．65～1．68米。 文化程度：大专以上学历。 外语水平：具备中级英语水平。 工作经验：具备5年以上酒店工作经验及两年以上采购工作经验。 特殊要求：熟悉采购程序和采购内容。 三、采购员 直接上级：采购主管 直接下属：无 岗位职责 1．根据采购申请单或仓库补货单采购各部门所需的物品和食品。 2．力争使酒店所购的产品价平物美。 3．对不符合要求的产品，负责办理退货补货或调换。 4．与有关供应商保持良好关系。 5．负责到机场或火车站装运进口或外埠的来货。 6．协助仓库搞好物品入库的验收工作。 7．及时向上司报告有关产品和价格的最新行情。 8．做好每天现金或支票采购的报销工作和结算工作。 9．积极参加培训，遵守酒店纪律，保持与酒店有关部门的良好关系，完成上级分配的其他工作任务。 素质要求 基本素质：遵纪守法；有自我约束力，不以权谋私，不假公济私，不吃回扣。 自然条件：男，女均可，年龄在25岁以上；品貌端正，身体健康。身高：男1．74～1．79米，女1．65～1．69米。 文化程度：高中以上学历。 外语水平：具有初级英语水平。 工作经验：3年以上酒店采购工作经验。 特殊要求：对工作认真负责，勇于克服困难。 四、采购部 文员 直接上级：采购部经理 直接下属：无 岗位职责 1．根据部门经理要求，草拟各类报告并打萤发放。 2．做好酒店内部各类文件和有关采购申请、合同等资料的整理、归档工作。 3．做好有关会议记录。 4．负责申领部门内文具和员工餐券的发放工作。 5．协助上司做好与各部门的联系工作。 6．负责部门员工的考勤工作。 7．整理每天的采购单和收据等，并编制每周进货汇总表。 8．协助经理落实有关进口货物的书面申报工作。 9．积极参加培训，遵守酒店纪律，完成上级分配的其他工作。 素质要求 基本素质：遵纪守法；具有高度的责任感和事业心；具有一定的公关能力。 自然条件：女性；年龄在20岁以上；品貌端正，身体健康。身高：女1．65～1．69米。 文化程度：大专以上学历。 外语水平：具有中级英语水平。 工作经验：1年以上酒店工作经验。 特殊要求：熟悉采购程序和各个采购环节；有很好的文字表达能力；会使用电脑。
