员工档案管理办法
B/0
LW-005
1 目的
规定员工人事档案管理的内容与要求，保证员工档案及时准确、真实有用。
2 适用范围
适用于公司专职员工的公司内档案管理，不适用于临时工、计时工、顾问及实习人员的档案管理，也不适用于人事档案的委托管理。
3 职责
人力资源部负责建立人事档案，机要室负责员工档案保管。
4 员工档案收录内容（有下划线为应录 资料 ，无下划线为可录资料）
1) 应聘人员资料表
2) 身份证复印件
3) 学历证明复印件
4) 资格证明复印件
5) 健康证明、体检结果表
6) 劳动合同 、（试）用工协议
7) 下岗证、计划生育证、劳务证复印件
8) 个人简历、资历证明材料
9) 党、社、团成员证明或其复印件
10) 推荐材料
11) 有关奖励、荣誉证明复印件
12) 用以证明员工能力的作品或其复印件
13) 内部培训考核成绩
14) 外部培训结业证明（自费存档复印件、公费存档原件）
15) 奖罚 记录
16) 晋升、降级记录
17) 公司内工作调动记录
18) 其它
5 收录与利用
5．1建档：员工试用期间，人力资源部负责收录第5条第1）~6款资料，员工试用期
满后，将员工档案移交机要室保存。
5．2编号：员工档案按员工姓氏拼单排序、按工号编号。
5．3续录：员工在公司工作期间的应续录的的档案内容，即本制度第5条第13）~
17）款资料，由人事 主管 根据公司人事文件登记在员工档案《员工任期履历表》中，每年年底向机要室移交。
5．4补录：员工聘用后，按国家法规应补录的内容，如本制度第5条第7）~12）款资料，由人力资源部通知员工个人提供相关资料，收集后，移交到机要室。
5．5查阅：人力资源部因工作，可随时查阅人事档案，各总监、部门经理经行政总监批准可查阅管辖范围内的员工档案；董事会成员、集团公司领导、 总经理 、行政人事总监可查阅全公司员工人事档案，其它人员查阅人事档案应经行政人事总监批准。
拟 制
罗明亮
审 核
蔡力钢
批 准
人事档案管理办法
B/0
LW-005
5．6调档：公司人员、集团公司人员将员工档案借出机要室，应经行政人事总监批准，其它人员将员工档案借出机要室，应经董事长批准。
6 阅档纪律
6.1查阅和调档,应按档案 管理制度 履行手续。
6.2档案材料未经同意不得复制或摘抄。
6.3对所借的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借。
6.4要爱护档案材料，严禁拆、涂、画圈、加批、抽换等破坏行为。
6.5档案使用后应在规定的时间内归还。
7 档案材料的传递
7.1市内各单位之间，由人力资源部直接传递。
7.2市外单位间，由人力资源部通过邮政机要部门传递。
7.3档案必须严封，以挂号、专递邮寄，不得交档案者本人自带。
7.4不必传递的离职人员人事档案，全部归入离职档案。
8 保存期限
8.1 档案保存至员工离职后10年。
8.2 超过保存期限的人事档案，由机要室填写《文件销毁清单》，交人力资源部审
核，经行政人事总监批准后，由指定人员监销。
拟 制
罗明亮
审 核
蔡力钢
批 准
