大堂助理服务礼仪标准 ●基本要求 话务工作的基本要求是：声音清晰、态度和蔼、言语准确、反应迅速。 ●接听电话的礼仪 (1)“三响之内”接洽 所有来电话，务必在三响之内接洽，以充分体现酒店的工作效率。如果故意延误，提起听筒以后还照常和周围的人闲扯，把发话人搁在一边，这是不允许的。 (2)先问好，再报单位，再用问候语 这样可以避免搞不清身份和拨错电话的麻烦，例如：“您好，××酒店”，一般要求用普通话、粤语，或者用中文和英文。例如，Goodmorning，××Hotel。 接电话问好、报单位后讲问候语，例如，“请问我能帮你什么忙吗?”切忌自己什么都不说，只是一味地询问对方：“你叫什么名字?”“你是哪个单位的?”这种 做法 极不礼貌。另外注意的是，问好、报单位、问候语这三者开头语的顺序不能颠倒弄错。这样显得彬彬有礼，给人一种亲切感。 (3)避免用过于随便的语言 热情、修辞恰当的语句是电话回答成功的一半，因而不要用非正规的非专业化以及不礼貌的词语。 我们可以将心比心，假如你去打电话，如果碰上对方说话生硬，很不礼貌的问：“哎!找谁?”、“不在”，咔嚓一声把电话挂了。如果你再打过去询问：“他到哪里去啦?”对方便不耐烦地回答说：“不知道，真罗嗦!”或者说：“不是告诉你他不在吗?怎么又打来呢?真讨厌!”此时你的心情如何?一定是顿时感到不愉快，倒不是因为没找到你要找的人，而是由于接电话的人不礼貌而伤了你的自尊心，接电话要遵循“己所不欲，勿施于人”的原则。 (4)电话接线要迅速准确 下榻在酒店的客人所接到的大多数电话都是长途电话，都很重要，因而电话接线要迅速准确。另外，不许误传客人的信件或电话留言，一定要做到认真、耐心、细心。通话时，听筒一头应放在耳朵上，话筒一头置于唇下约5厘米处，中途若需与他人交谈，应用另一只手捂住听筒。 (5)注意聆听 在客人讲完之前不要打断也不可妄下结论，对听不清楚的地方，要复述客人的话，以免搞错。听电话时要注意礼貌，仔细聆听对方的讲话，要把对方的重要话进行重复和附合，应不时地用“喂”、“对”、“是”来给对方积极的反馈。 如果对方发出邀请或会议通知，应致谢。如对方反映问题或是客人投诉，接待要耐心，回复对方的话要十分注意语气和措词，要显得热情、诚恳、友善、亲切，并使对方能体会到你对他的关注。
(6)做好记录 若是重要的事，应做记录。记录时要重复对方的话，以检验是否无误。然后应等对方自己来结束谈话，如果电话上定不下来，可告知对方待请示领导后，再通电话决定。 (7)通话完毕 通话结束时，应说“谢谢您!”通电话以对方挂断电话方为通话完毕，任何时候不得用力掷听筒。 ●电话总机接线员打电话的礼仪 (1)说话要直截了当 员工在打电话时，要直对着话筒说话，嘴唇与话筒相距半英寸为宜，使用正常的 语调，说话直截了当，开门见山。 (2)做好准备工作 电话簿、常用电话号码、日历、记录本以及笔全部应放在便于拿到的位置。拨电话之前，员工应做好各项准备，如各种表格、数据、图表和有关内容。 (3)礼貌地接听电话 打电话的人只能根据自己听到的声音判断对方对自己的态度，热情友好和及时地招呼对方是最基本要求。员工应该明确自己的岗位，如果所找的人不在，接电话的员工应提供帮助，解释要找的人不在，并说明大约何时回来，或把电话转给某一个可以代替的人，或留下电话记录。一个完整的电话记录应包括下列内容： ①受话人姓名； ②发话人姓名及公司； ③发话人电话号码及分机号码； ④发话人所在的城市； ⑤电话留言； ⑥要求的和允许的活动； ⑦通话的日期和时间； ⑧记录人姓名。 (4)礼貌地中断电话 如果员工在通话过程中务必离开一下，他应该请发话人等待一下或请对方再挂电话来。如果对方愿意等待，应告知对方他的电话没有挂断，并轻轻放下话筒。 (5)礼貌地转接电话 员工只有在确信电话所转对象能向发话者提供帮助时，才能将电话转过去，应告诉发话人要将电话转接并解释为什么要转接的理由。 (6)礼貌地结束电话 员工在结束电话时，应使用恰当的结束语，以对发话人表示感谢，或对自己未能提供帮助表示歉意，应让发话者先挂电话，以免对方有什么误解。 ●声音 酒店电话员的声调、语言、热情、快捷以及他个人的知识等是促进未来 旅游 者是否决定在该酒店下榻的重要因素。 (1)注意声音接电话时应提倡运用富有人情味的声音，运用带笑声音与对方通话。亲切、明快的声音使对方感到舒服，感到满意。有人称电话小姐是“微笑大使”，她们通过自己的声音在公众和酒店之间架起友好的桥梁。可见，通话时充分调动一切语言修辞手段是树立组织良好形象、与公众建立良好联系的有效手段。 (2)语气自然、注意措辞。 (3)音量 音量要适中，不要过高，亦不能过低，以免客人听不清。采用愉快、自然的声音，速度以适应对方速度为宜。 (4)声调 声调要自然、清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，也不要声嘶力竭，而要给人一种愉悦的感受。 (5)发音 发音清楚、易懂，不夹杂地方乡土口音，如潮汕口音、客家方言。 (6)语调 语调要优美热情、奔放、富于表达力，而不是单调令人厌烦，没有喘息声。
●注意事项 (1)遵守保密 制度 答复客人查找事项，要在不违反保密规定的前提下。在大多数情况下，电话总机服务员不准向问话对方提供客人的姓名、他的房间号码以及其他任何有关客人的情况，保证客人的隐私、生活安静和居住环境不受侵犯。 (2)快捷服务 电话总机服务因不能与客人见面，增加了难度，需用全面的知识，快捷的判断来处理事情。 (3)使用礼貌用语 注意使用礼貌用语，不准讲粗话、使用蔑视和污辱性的语言。任何时候，不能使用“喂”、“不知道”、“什么”、“不在”、“我很忙”或者随便挂断电话。 (4)不要出差错 接错电话，特别在夜间，必定要遭到客人的斥责。 (5)待客留言 应问清来电者身份，大概是什么事，再请稍等，记清有关内容，请对方留下电话号码再复述，然后说谢谢。禁止窃听客人的电话。 (6)叫醒服务 如遇到客人要求叫醒，应记录清楚，准确操纵自动叫醒机或准时用电话叫醒，不得耽误，无人接听时，可隔二三分钟叫一次，三次无人接时，通知服务员。 酒店话务员要细心而准确地催醒客人，这是职责。电话服务员的任何一次失职，没有按时按照客人的要求催醒客人，都会引起客人的不满、气愤、怨恨，因为这种粗心服务可能会使客人误了一次班机，耽误客人的行程或损失了一笔大生意。 (7)答复咨询时 要耐心、礼貌地为客人解决问题。 (8)处理紧急事件 要迅速、准确而不忙乱，要熟悉本地区公安、消防等有关业务单位的电话。 (9)不得利用工作之便打私人电话。 ●迎客的准备工作礼仪 准备工作是服务过程的第一个环节，它直接关系后面的几个环节和整个接待服务的质量，所以准备工作要做得充分、周密，并在客人进店之前完成。 (1)了解客人情况 为了正确地进行准备工作，必须先了解将要来到的客人到店时间、离店时间、何地来、去何地、人数、身份、国籍、健康状况、性别、年龄、宗教信仰、风俗习惯、生活特点及接待规格、收费标准和办法等情况，以便制定接待计划，安排接待服务工作。 (2)房间的布置和设备的检查 根据客人的风俗习惯、生活特点和接待规格，对房间进行布置整理。根据需要，调整家具设备，铺好床，备好热水瓶、水杯、茶叶、冷水具、火柴及其他生活用品和卫生用品。补充文具夹内的信封、信纸、服务指南、客人须知和各种宣传晶，补充冰箱的饮料。 按照接待规格将酒店经理的名片放在桌上，如是重要客人还要准备鲜花和水果，表示欢迎。如果客人在风俗习惯或宗教信仰方面有特殊要求，凡属合理的均应予以满足。对客人宗教信仰方面忌讳的用品，要从房间撤出来，以示尊重。 房间布置好之后，要对房内的家具、电器、卫生设备进行检查，如有损坏，要及时报修。要试放面盆、浴缸的冷热水，如发现水质混浊，须放水，直到水清为止。 (3)迎客的准备 客人到达前要调好室温，如果客人是晚上到达，要拉上窗帘，开亮房灯，做好夜床。完成准备工作后，服务员应整理好个人仪表，站在电梯口迎候。
