文件管理
工作程序 标准 核查媒介 注意事项
1．成文 1．内部通启（MEMO）成文： 2．根据经理要求撰写初稿； 3．请经理核查签字； 4．部门管理制度成文： 5．根据经理要求撰写初稿； 6．审核通过后，在《发文本》上填写的内容包括：文件标题、发文时间、拟稿部门、请求审批时间、主送及抄报、抄送部门、有附件的，应列明名称； 7．审核通过后，送企业管理部审批； 8．呈报总经理审批。 1．发文稿纸
2．发文 1．将文件原件复印存档； ⒉在《发文登记簿》上登记下发文件的名称、 发文时间、接收部门名称； ⒊到相关部门下发文件； ⒋请相关部门的文员以上管理人员在《发文登记簿》中“外收发签字”一栏签收。 1．发文登记簿
⒊收文 ⒈收到各部门发出的酒店内部文件后，签收并上报经理； ⒉将VIP信息填写在办公室VIP信息栏上； ⒊将报纸等需要张贴的材料，在规定版面张 贴； ⒋监督部门人员在阅读文件后，在文件上签 字。 ⒈对于重要的接 待通知，要在 十分钟内向经 理进行汇报； ⒉对于收到的计 划、MEMO等 文件，应检查 有无部门有效 签字人的签 字。
⒋分类存放 ⒈对于时效性较强的文件，如《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO等设专用表格夹存放； ⒉对于本部门下发的文件原件设专用文件夹 存放，规章制度存放于相应的制度夹中； ⒊对于酒店下发的规章制度根据发放的部门 进行分类存放； ⒋在文件的每页右上角用铅笔标明该文件在 目录中的序号、总页数及当前页数，如 “1-3-1”指的是本制度夹中的第一份制度，本制度共有三页，这是第一页； ⒌在存放新下发的制度时，对于制度中已明确标明作废的旧制度要作出作废标志，同新下发的制度一并进行存放，对于一些补充规定，要将原文件找出后，与新文件一并存放，同时在目录上作出标注； ⒈规章制 度明细 表 ⒈对于标明作废 的文件不能自 行进行处理， 要做好统一保 管。
⒌装订整理 ⒈每月月底将当月的《贵宾团队接待通单》、 MEMO 等整理汇总，装订成册，在封皮上写明年、月、日以及保存期限； ⒉每月月底要对存放的制度进行整理，对于内容有相互联系的要进行合并存放。
⒍借用 ⒈部门员工借用文件时要在《借用登记表》上登记，注明借用文件的名称、借用日期、借用人及需借用的时间； ⒉对于外部门借用文件的，要经经理同意后方可办理借用手续； ⒊外部门办理借用文件手续时，要持对方负责人签字的MEMO，注明借用的原因、借用的文件名称及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记文件名称、时间及借用人； ⒋文件归还后，要查看有无遗失、破损现象， 并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。 ⒈借用登 记表 ⒈对于到期没有 归还的文件， 要找该部门负 责人进行跟 催，对于需要 延长使用时间 的，应办理续 借手续。
⒎销毁 ⒈对于到保存期限的《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO等文件，请示是否销毁； ⒉同意后，以MEMO的形式，列明需销毁文件的名称、文件下发日期、保存的起止日期，上报审批签字； ⒊将审批签字后的MEMO上报质检部进行审批； ⒋接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁； ⒌销毁时根据表格数量的大小可采取到锅炉 房烧毁或用碎纸机粉碎等方式； ⒈文件销毁时要 在现场，确保 文件真正被销 毁，防止资料 外流。
工作项目名称：
表格管理
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⒈申领 ⒈对于酒店统一外出印刷的表格按照酒店核 定的表格月用量，每月列入《物品月计划申报单》中申领； ⒉对于部门专用表格月用量在三十张以上的，按照部门月用量，每月月初填写《印刷申请单》，经审批签字后，上报质检部审批； ⒊对于月用量较少，但长期使用的表格，亦应根据实际使用情况，定期申请印刷使用； ⒋接到表格印刷完毕的通知后，到美工室将表格领回，并在《印刷申请单》中部门确认一栏签字确认； ⒌对于酒店统一使用但没有外出印刷的表格，按照酒店规定的表格领取时间到质检部领取。 ⒈印刷申 请单
⒉登记 ⒈对于领取的表格要进行登记，设立表格台 帐； ⒉部门员工在领用表格时，要在《领用登记表》上登记，注明日期、名称、数量及领用人； ⒊月末将当月表格领用情况汇总，并在表格台帐支出栏内登记当月发放的总数量。 ⒈表格台 帐 ⒉领用登 记表 ⒈发放过程中要 注意核算和控 制表格的月用 量。
⒊整理 ⒈对于使用过的不需当天上交给相关部门的 表格，要每十天进行一次整理； ⒉月末将当月的表格进行汇总、装订，在封皮上标明名称、月份； ⒊对于需要进行总结分析的，要统计出有关数据。 ⒈对表格要进行 分类整理。
⒋存放 ⒈在表格存放橱内标明存放期限，如一个月、 三个月、半年等； ⒉将整理好的表格按照保存期限分开存放。
⒌借用 ⒈对于各部门需要借用使用过的表格时，需经经理同意后方可办理借用手续； ⒉外部门办理借用表格手续时，要持对方负责人签字的MEMO，注明借用的原因，借用的表格名称、借用日期及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记表格名称、借用日期及借用人； ⒊表格归还后，要查看有无遗失现象，并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。 ⒈借用登 记表 ⒈对于到期没有 归还的表格， 要找该部门负 责人进行跟 催； ⒉对于需要延长 使用时间的， 应办理续借手 续。
⒍销毁 ⒈对于到达保存期限的表格，需请示是否销 毁； ⒉征得同意后，以MEMO的形式，列明需销毁的表格名称、日期、表格保存的起止时间由审批签字； ⒊将经理审批签字的MEMO上报质量管理部进行审批； ⒋接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁； ⒌销毁时根据表格量的大小可采取到锅炉房 烧毁或用碎纸机粉碎等方式； ⒈表格销毁时要 在现场，确保 表格真正被销 毁，防止资料 外流。
工作项目名称：
物资管理
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⒈盘点 ⒈每月20日对部门办公用品、固定资产、低 值易耗品及机油等物资进行盘点，并分别与 其台帐的帐面结存数量进行核对，保证帐物 相符； ⒉如盘点中发现物资短缺现象应及时查明原 因，并上报部门。
⒈编制月 计划 ⒈每月24日前根据盘点情况及部门下月的工 作计划，作出下月物资申领计划； ⒉填写一式四份的《物品月计划申报单》，列 明物品品名、规格、上月用量、本月结存、 本月申报、物品单价、每种物品的申报金额， 并计算累计金额，对于特殊申领的物品，要在用途一栏单独注明申领原因，在经手人一栏签字。 ⒈物品月 计划申 报单 ⒈所做的各种物 资的月计划金 额应控制在酒 店下达的月各 项费用指标范 围内。
⒉审核上 报 ⒈将填写好的《物品月计划申报单》上报经理 审批签字； ⒉将经理审批通过的《物品月计划申报单》在 每月25日前上报仓管部。 ⒈物品月 计划申 报单
⒊领取 ⒈持酒店审批通过的《物品月计划申报单》在 规定领取物资的时间内到仓管部记帐员处 开具《物品申领单》，并由经理签字确认； ⒉持《物品申领单》到仓管部相关库房办理物品领用手续，领取物品。 ⒈物品申 领单
⒋登记 ⒈物品领回后，按照实际领取的物资名称及数 量分别在相关的台帐上进行登记。 ⒈台帐
⒌发放 ⒈物品发放时，应在台帐支出栏内做好登记； 由领用人在《领用登记表》上签字确认。 ⒈各种台 帐 ⒉领用登 记表
⒍借用 ⒈其它部门因工作需要借用物品时，应征得理 同意； ⒉借用时应持借用物品部门负责人签 MEMO，注明借用的物品名称、借用的原 因、需借用的时间，并在《借用登记表》上 进行登记； ⒊归还时，要检查物品是否完好，如有损坏应 由借用部门予以赔偿； ⒋检查合格后予以接收，并由借用人在《借用 登记表》上进行签字并记录归还时间。 ⒈借用登 记表
劳保用品管理
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⒈制定计划 ⒈每月5日按照《劳保用品规定》将需要领用 的劳保用品填列在一式两份的《物品月计划 申报单》中。 ⒈物品月 计划申 报单 ⒉遇节假日提前 制定计划；
⒉审核上报 ⒈将列好的《物品月计划申报单》上报审批签 字； ⒉审批通过后，持劳保用品申领计划到人事部 劳保福利员处开具; ⒈物品月 计划申 报单
⒊领取 ⒈到仓管部办理领取手续。
⒋登记 ⒈劳保用品领回后，在台帐上登记。 ⒈台帐
⒌发放 ⒈发放时，在台帐上做好登记； ⒉由领用人在《领用登记表》上签字确认。 ⒈台帐 ⒉领用登 记表
工作项目名称：
出勤统计 工作程序 标准 核查媒介 注意事项
⒈整理表 格 ⒈每天上班后整理前一日的《出勤登记表》， 核对应出勤人数和实际出勤人数，查看有无迟到、早退、请假情况，并在《出勤登记表》上注明； ⒉对出勤登记与实际情况不符的问题，上报部门经理； ⒊根据部门出勤情况填写《工作出勤日报表》； ⒋以上表格填写完毕，在填表人一栏签字； ⒌按照酒店要求检查前日的《员工离岗去向跟踪调查表》，并在检查人一栏签字确认。 ⒈出勤登 记表 ⒉工作出 勤日报 表 ⒊员工离 岗去向 跟踪调 查表 ⒈注意检查员工 是否有全天未 按规定填写 《员工离岗去 向跟踪调查 表》的现象。
⒉填写 《出勤 表 ⒈按照实际出勤情况填写《出勤簿》； ⒉如有请假单，要粘贴在《出勤簿》的背面。 ⒈出勤簿 ⒈填写考勤时要 严格采用考勤 符号； ⒉请假单应由经 理签字。
⒊上报审批 ⒈将填写好的《工作出勤日报表》连同《出勤 登记表》和《员工离岗去向跟踪调查表》上 报经理审批签字； ⒉将检查中发现的问题列出明细，汇报给经 理； ⒊审批签字后，于每天中午12:00前将上述表 格与《出勤簿》一起上报人事部; ⒈工作出 勤日报 表 ⒉出勤登 记表 ⒊员工离 岗去向 跟踪调 查表 ⒋出勤簿
⒋取《出勤簿》 ⒈每天16:00后到人事部将《出勤簿》取。
⒌汇总统计 ⒈每月2日前，参照《出勤簿》将上月部门每 名员工的出勤情况，并将统计情况填写到 《月份出勤情况报表》上，对于缺勤情况写 明缺勤天数及原因； ⒉对于当月新到岗员工，应注明到岗时间； ⒊将填写好的《月份出勤情况报表》上报部门经理审批签字； ⒋每月2日前报送人事部; ⒈月份出 勤情况 报表 ⒈对于全勤人员 注明全勤即 可。
工作项目名称：
奖金核算
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⒈抄写奖金拨入数 ⒈接到人事部劳动工资核算员抄写部门奖金 拨入数的通知后，应于当日到人事部抄写； ⒉抄写时，注意核查所拨入的奖金数额是否正 确，如有异议向人事部劳动工资核算员咨 询。 ⒈填写《征求意 见表》。
⒉分解酒店扣罚 ⒈到质检部领取上月酒店对部门的《扣罚汇总 表》； ⒉按照《扣罚汇总表》上所列的扣罚情况核对 《罚款单》，对《罚款单》不全的，要立即 到相关部门进行领取； ⒊按酒店扣罚及连带比例，对《罚款单》进行 分解，责任到人； ⒋按分解好的扣罚，填写《扣罚明细表》。 ⒈扣罚明 细表 ⒈对责任人不 明确的扣罚， 请示经理。
⒊申请减免 ⒈对需要申请酒店给予减免的扣罚，应以MEMO形式列出处罚项目及罚款单号，注 明申请减免的原因； ⒉将写好的减免申请上报经理审批签字； ⒊于酒店下发奖金拨入数之日起三日内，将经 理签字确认后的减免申请上报质检部进行 审批。 ⒈MEMO
⒋统计内部扣罚 ⒈参照《员工日考评表》统计部门员工个人的部门内部扣罚总数； ⒉汇总部门内部扣罚总数。 ⒈员工日 考评表
⒌计算奖金 ⒈对部门的奖金拨入数进行二次 ⒉请示经理如何进行内部加发； ⒊员工当月奖金实发金额=员工当月奖金应 发金额+加发金额-酒店扣罚金额-部门扣 罚金额。
⒍填表 ⒈将每位员工的奖金应发金额、加发金额、酒 店扣罚金额、部门扣罚金额、实发金额分别 填写到《月份奖金发放明细表》上； ⒉在《月份奖金发放明细表》的填表人一栏签字。 ⒈月份奖 金发放 明细表
⒎审批上报 ⒈将做好的《月份奖金发放明细表》连同《扣 罚明细表》一起上报经理审批签字； ⒉在人事部下达的规定上交的时间内将经理 审批签字的《月份奖金发放明细表》上报给 人事部劳动工资核算员。 ⒈月份奖 金发放 明细表 ⒉扣罚明 细表
⒏发放 ⒈当接到财务部现金出纳员通知领取奖金的 通知后，到财务部办理领取手续 ⒉按照《月份奖金发放明细表》上所列的实发 金额进行发放，并由领取人签字。 ⒈月份奖 金发放 明细表 ⒈应提前将每 位员工的应 发款项分好.
⒐交表 ⒈将员工领用签字的《月份奖金发放明细表》 交财务部现金出纳员; ⒈月份奖 金发放 明细表 ⒈要做到帐目 清楚、钱帐相 符。
工作项目名称：
用心做事事例汇总
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⒈筛选 ⒈每天对员工上报的用心做事事例经筛选后， 填写在《以情服务、用心做事典型事例汇总 表》上。 ⒈以情服 务、用 心做事 典型事 例汇总 表 ⒈要写明时间、 地点及事情经 过。
⒉上报 ⒈将填写好的《以情服务、用心做事典型事例 汇总表》上报经理进行审阅； ⒉于每天下班前将经理审阅签字后的《以情服 务、用心做事典型事例汇总表》上报企业文 化部。 ⒈以情服 务、用 心做事 典型事 例汇总 表
⒊登记 ⒈将当天上报的员工用心做事的事例登记在 《用心做事事例汇总表》上，要注明姓名、 事例发生日期及内容。 ⒈用心做 事事例 汇总表
