学习要求与目标
1、了解酒店会议的种类、成本、高效会议的特点和标准
2、掌握会议管理的过程和基本方法、技巧
能力与素质目标
领班具有的会议组织能力和优秀组织者的基本素质
教学时间:
2学时
教学内容
一、酒店会议的种类
1、非正式会议:因突发事件或简短通知而即时召开的会议,包括酒店会议、部门会议等。
2、正式会议:是依据一定程序而召开的会议,如经理例会、部门例会、班组的班前例会与班后例会、总结表彰会议、专题讨论会和培训会议等
二、酒店会议的成本意识
1、会议是有成本的,领班必须树立会议成本意识,会议的成本包括时间成本、经济成本、机会成本和精力成本等
2、会议成本的公式:
会议成本=出席人时间成本+杂项支出(房租、设备设施等)+机会成本(做其他事情产生的效益)+精力成本
精力成本主要表明会议成本中的间接成本,因为酒店会议的效率与成效,不仅是酒店管
理和经营水平的直接反映,也是一旦形成浪费会议资源、无限制增加会议成本的习惯的话,就会对酒店员工的时间观念、工作效率、工作情绪、员工心态,乃至企业文化等诸多方面产生不良的影响。
会议是业务的关键一环,全世界每天要开千百万次会议。无论你是与会者还是主持人,《会议》一书有助于你改进开会能力,使会议开得高效成功。本书提供开好正式或非正式会议的各方面具体建议,从最基本的准备到合理安排座位,到最后闭会。全书101条简明扼要的提示,提供更重要的如何达到目的的信息。而自我评估练习则使你能常规地评价图标你的进步。本书提供的宝贵建议可供你再三使用,使你成功开好会议的信心增加,能力提高。
相关知识1:《怎样开会101招》之“如何使会议开得更有成效”(20点)(资料来源:臺灣萬里機構)
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。
1每次一开始就让大家都清楚会议目的。2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。 5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。7.要熟悉正式会议的各种程序规则。8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。10.信息要加以选择,避免过多。11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差12.通过限制网上会议时间使会议完善。 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 15.会议要尽可能小,以免分散注意力。16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。17.凡辅助文件均应与议程一并发出。18.会前先拉几个盟友。19.开会前必须确信一定能达到会议目的。20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。
相关知识4:《怎样开会101招》之“主持会议”
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。
64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 66.尽量于会前认识新来者。67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。71.要制止支流辩论和私下交谈。72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。 76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。79.必须清楚每次会议的规则。 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。81.要改变会议气氛,须先改变议题。82.驱逐任何捣乱份子须在不得已时而为之。 83.要趁全体与会者在场时安排好下次会议。 84.确保各项决议记录在案。85.必须尽量以积极的调子结束会议。86.向每位到会者、所有的发言人致谢。87.要区别书面规则与非书面仪式。 88.可为正式会议录音以确保会议记录的准确性。89.向与会者提供收发信件服务。 90.首先处理日常事务和管理事务。 91.应在签名报到台旁设一信息台。 92.会场吵闹时要站起身显示主席的权威。93.要为小组委员会制定准则。94.不要过多使用程序,因为这样有可能会抑制自由讨论。95.可将复杂问题委托给一个工作小组,由他们晚些时候汇报。96.请记住,你有权决定何时闭会。 97.为重要会议录像,以便将来参考。 98.要尽可能简化程序规则。99.面对抗议示威要保持冷静,示威可能会自行消失。100.如果与会者大发脾气,可宣布短暂休会。101.每次会议都充分准备,力求达到预期的结果与目标。
五、会议管理的语言技巧
相关知识5:主持会议激发讨论常用的话语(P34-35)
1、会议讨论的四大问题
(1)一般问题:引出广泛的回答范围
(2)具体问题:集中有限的回答范围
(3)自由问题:向全体提问,由自愿者回答
(4)直接问题:向具体的个人提出
2、23种激发讨论或提问的语言技巧
(1)询问看法和观点
(2)复述
(3)鼓励参与
(4)要求总结
(5)要求明确化
(6)要求举例
(7)检验是否一致
(8)促使行动
(9)找出进一步细化的方法
(10)进行快速的调查
(11)建议中间休息
(12)提出一个程序
(13)建议大家尝试某些事物