根据现代财务 管理 的职能和酒店业的特点,在实施1992年财政部的《企业财务通则》、《企业会计准则》建立与国际接轨的财务 制度 的前提下,酒店财务管理信息系统模式应具有先进性、系统性和科学性。 •先进性 运用电脑、网络、通信、多媒体等先进技术手段,特别是近几年风靡全球的Internet技术,高速准确地收集和处理内部与外部信息。 •系统性 采用结构化的系统分析方法,进行模块化的功能设计,使系统功能齐全,包括有业务层 、管理层、决策层三个层次的管理内容。前后台业务不脱节,数据在系统内有序而畅顺地流动,各功能模块既相互联系又相互制约。此外,还要提高系统的集成度,通过功能模块的集成,显著减少数据的手工录入,最大限度地实现数据共享。管理模式也应由核算型发展为管理型。 •科学性 酒店财务系统的建立并不仅仅是用电脑替代手工操作,而是要科学地对传统的财务管理模式进行改革,在构筑合理的管理架构、优化业务流程和建立完善的管理制度的同时,把管理科学的各种方法如运筹学、控制论等运用到管理决策和实际中去。酒店财务系统包括业务层的销售管理、原材料与库存管理、固定资产与折旧管理、工资管理,管理层的帐务处理、成本管理,决策层的财务分析等部分。
1.销售 管理 客房、餐厅、商场是酒店的前台,是宾客消费的主要场所,这个子系统通过各销售点的网络终端(POS)对销售业务进行管理,并可应用程控电话自动计费系统、电脑条码、与银行联网使用的信用卡(ATM)等先进技术手段,最大限度地降低财务人员的手工操作程度和现钞的使用,提高记帐、结帐的速度和准确性。宾客可在酒店范围内随意消费,实现现代酒店的”多次性消费,一次性结帐”。在夜间稽核时,系统可自动地按类别计算销售额、服务费、计提税金等项目,生成应收款帐,编制 经营 报表和各种缴款表,同时自动整理营业收入和应收款等项目的记帐凭证数据,与帐务处理子系统建立有机的联系。 2.原材料与库存管理 在酒店经营中,原材料和物料在成本中占很大的比例,管理好种类繁多、价格不一的原材料与库存物品是降低成本的重要途径。该子系统是一个高效的实时管理系统,可对食品、物料商品、五金等各种物品实现从采购、入库、出库、调拨、结转差异到纳入成本的全过程动态管理。例如,当原材料和物料入库或出库时,电脑将自动打印入库或出库单,库存量随即增加或减少,同时亦自动整理成本费用和应付款等科目的记帐凭证数据,供帐务处理子系统使用。也可应用多种库存控制方法,配合采购把库存量降到最低的合理程度,减少积压损耗并加快资金周转。 3.固定资产与折旧管理 在酒店的有形资产中,固定资产占相当的比例,固定资产与折旧管理对成本控制和资金运用都会产生影响,在进行资本经营时,固定资产也是一个不可忽略的因素。这个子系统主要完成固定资产的购建、调拨、清理、报废等信息的管理,同时自动完成分类汇总和统计、折旧的计提和折旧费用的分配结转处理,及时反映酒店固定资产的使用情况和增减变动信息。 4.工资管理 随着用工 制度 的改革和社会保障制度的完善,酒店的工资管理越来越复杂,除了根据考勤计算员工酬薪外,还有一系列涉及个人的社会福利保险等费用的核算,工资管理子系统运用电脑磁卡或条码考勤机采集员工考勤信息,结合人工调整,自动进行工资和各有关项目的核算,并按成本核算的部门分类归集统计。工资核算后可计提结转福利费和有关基金供帐务处理子系统处理。
5.帐务 管理 帐务处理是财务管理的核心,它和其它子系统集成,构成一个有效的管理网络,覆盖酒店的所有 经营 活动。它全面、准确地反映了酒店经济活动状况,同时,帐务处理系统又是一个大型信息库,存储了大量的财务信息,为建立高层次的财务分析系统打下了基础。该子系统包括科目设置、凭证处理、帐务处理、报表处理等功能。通过系统集成,充分地利用销售管理、原材料与库存管理、固定资产与折旧管理、工资管理等子系统加工处理的各种信息,自动生成有关营业收入、应收应付、成本费用和税金等科目的记帐凭证,完成凭证打印、汇总、记帐工作,输出总帐、明细帐、应收应付帐、银行帐、现金帐等各种帐簿,编制损益表、资产负责表等固定报表和自定义的各类分析报表。该子系统最大限度地提高了工作效率,使财务人员从繁琐重复的劳动中解脱出来,是财务管理模式从核算型向管理型发展的重要环节。 6.成本管理 成本是计算经营耗费及补偿的尺度,是制定价格的重要依据,成本管理是贯穿经营活动全过程(也涉及人事管理)的一项综合性的工作,对酒店的利润有直接的影响。成本管理模式与帐务处理子系统集成,调入销售管理、原材料与库存管理、固定资产与折旧管理、工资管理等子系统的各种成本费用和有关信息,运用各种成本组合与分解技术对酒店一定时期内的成本费用按部门和类别进行归集和分配,计算客房、餐厅、商场等销售部门产品(房间、食品、商品、酒水等)的总成本和单位成本,为酒店改进生产、控制成本和提高利润提供依据。 7.财务分析 财务分析属高层次的财务管理,它以业务层和管理层的业务为基础,不仅利用已存储的内部(包括历史的和现有的)财务信息,还要利用广域网特别是Internet技术收集和综合外部经济、技术和市场的有关信息,运用管理科学的原理、方法和技巧,对酒店经济活动进行系统、全面、深刻的分析,揭示其内在规律。一方面可结合预算对财务活动进行控制以改善酒店的经营管理,另一方面在资金来源和占用组合运用中找出最佳经济效益点,据此确定酒店的各项财务政策,为高层领导的决策提供定量的依据。系统功能包括劳动工资利用分析、物资利用分析、国家资产分析、财务综合(包括经营、成本费用、利润和资金)分析预测、价格决策支持以及提供各种方法的分析预测方法库等。财务分析系统的建立,使酒店财务管理信息系统成为结构完整、功能齐全、集成度高,集财务信息收集、综合、分析、决策一体化的管理系统,适应日趋变化的内部和外部环境。酒店业是国际性的行业,在管理上有其共性,我们应大胆借鉴国外酒店的经验,吸取其精华,建立与国际接轨的酒店财务 制度 。电脑作为先进的管理手段引入酒店并与管理科学的方法相结合,推动了酒店管理的现代化,对于建立酒店财务管理信息系统我们也应给予足够的重视。但不同的国家有不同的国情,不同类型的酒店侧重各异,每个酒店又各有特点,在财务管理不可能有统一的模式。在强调先进性、系统性、科学性的同时,也要根据酒店管理、资金、素质、技术等因素,结合实际来确定其模式和规模,目标一旦确定便应遵循循序渐进分步实施的原则,逐部建立和完善财务管理信息系统,最终实现酒店财务管理现代化。
