接待团队为主的酒店为数不少，它对做大酒店营业规模，争取集团规模消费优势，创造酒店整体效益，具有十分重要的意义。为此，作为酒店非常必要对团体的接待给予高度的重视，努力做好其服务。其中，做好”四个预”非常重要。即，预订要详，预备要细，预料要够，预后要察。这”四个预”少之不得。
预订要详 团体接待，无论是会议接待，还是旅游团体，一般都要先做接待协议书、接待合同之类的书面接待文件。在这个书面的文件中，除了应具有一般合同的标的、权利、义务、履行方式、违约责任等基本要素之外，要详细注明：名称（团体名称、会议名称）、人数、抵离时间、交通工具、用何类房、房价、餐价、用餐方式、菜品、结帐方式（现金、支票、信用卡、挂账、转账等），都应尽可能详尽说明。特别是涉及费用的，一定马虎不得，以免事后扯皮。而且有些虽不必见于书面的事项，也要有所了解，以为下一步的接待服务打下一个良好的基础。如除了解人数外，还应进一步确定其国籍、男女比例，甚至老幼，以及有什么特殊情况等，以便有针对性地服务。譬如，某饭店接待某一台湾团时，仅有11人，人数虽不多，但除了领队是中年人外，其他皆为70多岁的老人，将于次日乘早班船离去。由于事先未掌握年龄结构这个情况，该饭店未配备相应接待力量。早晨起床后，老人们行动较为迟缓，影响了查房速度、退房速度。到了大堂，又有人遗忘了物品，致使结账远远超过了预定的时间，久久滞留。又影响了下一个团体的出团，导致了客人的投诉。
预备要细，就是在做接待的准备工作时一定要细心、要细致。预订部门（有的是销售部）在团体接待预订后，就应将该团体的 资料 及时提供给 前厅 部、客房部、 餐饮部 ，甚至车场等相关接待部门或经营场所，周知到相关人员，以便及时做好服务接待工作的衔接和准备。最好 还应有个接待的预票。如客房部接到总台的入住指令后，要了解客人情况。包括抵店、离店时间，从何处乘什么交通工具来，乘什么交通工具到何处去，人数、国籍（国内客人应明白省市籍）、性别、年龄、身份、此行目的、宗教信仰、风俗习惯、生活特点、特殊嗜好、接待规格、特别要求、消费标准、付款方式、保卫保安有什么要求等，都应在掌握之中。然后，针对上述情况有针对性地做好相对应的接待准备。并对住房（或餐厅、或会议室等）的设备设施、卫生质量、物品配置、人员安排、房号落实、钥匙分发等进行全面检查。员工个人也应在精神状 态上、 仪容仪表 上做好思想准备。准备工作要尽可能细，每个环节都要考虑到，而且环环之间要相扣，不要脱节。这里举某酒店的一个例子： 总经理 收到了一封客人的投诉信：”我公司在10多天前就在贵店订了两间总统套房，拟接待某银行行长等人，商洽某工程项目贷款事宜。而当客人抵达时，却因贵店总统套房正在维修，将我们的贵宾安排在次之的房间，引起了客人的不满，致使洽谈受到不良影响……”事情的经过是这样的：这家公司为接待贵宾，提前10来天就到这家酒店的预订部订了总统套房。而该套房正在维修，部门间沟通不灵，预订人员也疏忽 ，导致订实不符。此案显然是预先准备不细造成的。
