顾客投诉处理程序
1.0 目的：及时、有效地处理顾客投诉，确保顾客满意。
2.0 适用范围：适用于公司 管理 服务过程中所出现的各种投诉处理工作。
3.0 职责 3.1 管理部、各管理处负责顾客直接或间接投诉信息的收集、登记、汇总、分析、传 递、处理、验证； 3.2 相关部门负责实施过程的处理及对解决措施的有效性进行验证；
4.0 程序 4.1 顾客投诉的受理 4.1.1 公司管理部为公司受理顾客投诉的责任部门 , 其它职能部门（人员）接到投诉， 应在 2 个有效工作时内转交管理部，由管理部统一受理 ; 4.1.2 各管理处主任和管理员为各管理处受理投诉的有效责任人，其他人员接到投诉 后，应在 15 分钟内送达责任人。 4.2 投诉的识别 a) 有效投诉：指顾客对公司提供服务的内容、承诺及服务质量的投诉 ; b) 无效投诉：指顾客对公司服务承诺范围以外的投诉。 4.3 管理部对有效投诉的处理 4.3.1 接诉人填写《顾客投诉处理登记表》，对需管理处处理的投诉应填写《顾客投 诉转交签认单》 , 并在 2 个有效工作时内转交相关管理处，由相关管理处负责处 理 , 并在处理完后 8 个工作时内将处理 结果反馈给管理部 ; 4.3.2 有效投诉需要 2 个以上部门共同处理时，由管理部统一协调处理 ; 4.3.3 对于严重有损于公司形象的重大投诉，由管理部核定确认并提出处理意见，报 管理者代表审批。 4.4 管理部对无效投诉的处理 4.4.1 管理部接到对开发商工程质量或遗留问题的投诉后 , 填写《顾客投诉处理登记 表》和《顾客投诉转交签认单》 , 并于 4 个有效工作时内转交到开发商的相关部 门。 4.4.2 管理部接到其它无效投诉 , 由接诉人填写《顾客投诉处理登记表》，并在 4 个有 效工作时内向投诉人做好解释工作。 4.5. 管理处对有效投诉的处理 4.5.1 管理处主任或管理员接到投诉后填写《顾客投诉处理登记表》，并在 4 个有效工 作时内对顾客的投诉进行核实 , 在 8 个有效工作时内开始处理 ; 4.5.2 超出管理处处理能力的投诉，管理处应在 2 个小时内转交管理部，由管理部负责 按照本程序 4.3 处理。 4.6 管理处对无效投诉的处理 4.6.1 管理处接到对开发商工程质量或遗留问题的投诉后 , 填写《顾客投诉处理登记表》，并在 2 个工作时 内转交公司管理部 , 由管理部按照本程序 4.4.1 处理。 4.6.2 管理处接到其它无效投诉后 , 由责任人填写《顾客投诉处理登记表》，并在 4 个有 效工作时内做好解释工作。 4.7 顾客投诉回访 凡由管理部或管理处受理的投诉，自投诉处理过程结束时起，由管理部或管理处在 3 日内采取上门回访、电话回访的方式进行回访验证，并填写《访问顾客记录表》。 4.8 顾客投诉定期分析 4.8.1 管理处每月 2 日前应当将本小区上月发生的投诉数据报管理部；管理部每月 5 日以 前将上月投诉工作处理事项汇总后报管理者代表。 4.8.2 管理部对顾客投诉每半年进行一次汇总分析，并把投诉分析出来的数据作为年终 管理评审输入。 4.8.3 对反复出现的顾客投诉问题，管理部应报管理者代表，由管理者代表组织有关部 门召开会议进行分析解决，并采取有效的纠正预防措施。 5.0 相关文件和记录 a) 《顾客投诉处理登记表》 b) 《顾客投诉处理表转交签认单》 c) 《访问顾客记录表》
