财务计划 管理 制度 1、结合酒店总经理室对酒店经济活动的安排，计划期内客源、货源、内务价格等变化情况，并作出详细分析和充分估计，以审定、编制财务计划。 2、依据总经理审定的酒店财务计划，按各部门的不同 经营 范围、计划期的多方面因素和历史 资料 ，参考部门年初的上报计划，分摊酒店计划指标，下达给各业务部门实施。 3、财务计划分为年度、季度计划： （1）每年第三季度进行酒店财务内审，每年第四季度各部门向财务部提交用款计划，经综台平衡后，提出每二年的财务收支计划，报酒店总经理室和财务部。 （2）酒店财务部按标准的收支计划，合理安排比例，下达定额指标给各部门。 （3）各业务部门根据上报酒店总经理审批后的季度计划指标，结合本部门的具体情况，按月分摊季度任务指标作为本部门季内各月指标检查尺度。 （4）酒店对各业务部门的计划检查按季进行，全年清算。 4、财务计划内容： （1）财务部应编制： 流动资金计划、营业计划、费用计划、外汇收支计划和利润计划、偿还债务计划及基建计划、利润分配计划等。 （2）各部门应编制： ①销售部及前台：客源计划（包括外联部分）、 费用计划、营业计划和利润计划等。 ②客房部：备品使用计划（含耗用品）、费用计划、设备维修更新及购置计划等。 ③餐饮部：营业计划、利润计划、费用计划、食品原材料及物品采购计划、设备维修更新及购置计划等。 ④商场部：销售计划（分批发与零售）、商品进货计划（分进口商品和出口产品）、利润计划、费用计划、外汇使用计划、流动资金计划、商场装修计划、设备维修及购置计划、印刷品付印计划和费用计划等； ⑤西餐歌舞厅：营业计划、利润计划、利润计划、费用计划、食品原材料及商品采购计划、耗用品购进计划和设备养护计划等； ⑥采购部：物料进货计划、工衣工鞋订做计划和加工订货计划等； ⑦ 旅游 部：客源计划、营业计划、利润计划和费用计划等； ⑧管家部：费用计划、用品使用计划、花瓶盆载及用品、用具购置计划、清洁机具养护及更新计划、花店经营计划等； ⑨布草部：费用计划、布草添置计划和备品耗用计划等； ⑩事务部：职工餐厅收支计划和费用计划等； 11.工程部：燃料进货和耗用计划、水电耗用计划、设备维修计划、零配件及工具购置计划和费用开支计划等。 （3）总经理室、人事部、财务部、保安部和事务部要编制费用开支计划。 （4）各部所需编报的计划、送财务部汇总呈报。 资金筹集管理制度 1、酒店筹集资金应该按国家法律、法规及旅游饮食服务行业财务制定规定，可一次或分期筹集。 2、酒店资金的筹集可采用向银行贷款、向其他单位临时借款、向内部职工筹集等方式。当酒店的经营规模扩大时，经总经理室决定，投资者增加投资额也是一种方式。 3、筹集资金的审批权限及规定： （1）酒店根据需要可用原有的固定资产作抵押，向银行或其他单位借款，借向银行贷款时应通过酒店总经理室批准。 （2）借款余额不得超过酒店的实收资本，重大项目或借款余额已超过实收资本的20％以上的借款，应单独作出可行性报告报经总经理批准。 4、对各方筹集的资金，应严格按借款合同规定的用途使用，不许挪作他用。 5、资金使用应严格按审批权限及规定程序办理，大额开支一般要事先列入财务计划，并应附有经济效益预测资料。 经费支出管理制度 1、对于发给员工的工资、津贴、补贴、福利补助等，必须根据实有人数和实发金额，取得本人签收的凭证列为经费支出，不得以编制定额、预算计划数字列支； 2、购入酒店办公用品和材料，直接列为经费支出，但单位较大、数量大宗的应通过库存材料核算。 3、拨给的补助费、周转金应按实际拨补数，以批准的预算和银行支付凭证列为经费支出。 4、拨给所属部门的经费，应按批准的报销数列为经费开支。 5、拨给的各项补助款和无偿慈善投资，应依据受补助和受支援单位开来的收据准列为经费支出； 6、员工福利费按照规定标准计算提存，直接列为经费支出，并同时将提存从经费存款户转入其他存款户，以后开支时，在其他存款中支付。 7、购入的固定资产，经验收后列为经费支出，同时记入固定资产和固定资金科目。 8、其他各项费用，均以实际报销的数字列为经费支出。 低值易耗品财务管理制度 1、各部门每月制定低值易耗品采购计划，经财务部核价后转交采购部门根据该部的费用定额掌握采购，财务部根据该部门费用定额审核报销。 2、由使用部门指定专人负责管理低值易耗品，建立卡和账册，卡片一式两份，由采购部门专人保管一份，使用部门专人保管一份，财务部登记明细分类账。领料单必须由部门负责人签字才能生效。
3、对损坏和丢失的低值易耗品，应分清责任，属工作差错的要由责任人填写报废单，部门负责人签字方能核销。属于个人过失的要赔偿，属有意破坏或丢失的要罚款处理。 4、年终对库存的低植易耗品进行一次盘点，并写出盈亏报告及原因，由有关部门负责人审核，凭此报销或入账。 家具、用具财务 管理 制度 1、要按年分季编报家具、用具的购进计划，由各使用部门根据营业所需或办公需用编报计划，报财务部审查并提出意见后报总经理批准。 2、家具、用具的购进成本，包括购进价格和所支付的运杂费。家具、用具购进后，作出账务处理，在“营业费用－低值易耗品”科目入账。 3、领用家具、用具必须列表登记，领用部门或个人应负保管责任，同时必须做好日常修理工作。 4、修理家具、用具所用的开支，以“营业费用－修理费”列支。 5、家具、用具因磨损而失去使用价值时，经批准可办理报废。报废的家具出售时，其售出残值作“营业收入”处理。 6、丢失、毁损家具、用具时、由当事人或部门写明原因，向部门经理报告，转报财务部审查后呈总经理审批。属人为丢失、毁损，由当事人负责赔偿或部门赔偿。赔偿的价款作“营业外收入”处理。 7、家具、用具发生溢余或短缺，应先按估价价值转入“待处理收益”或“待处理损失”科目账户，查明原因，并分别不同情况审批后，转入“坏账损失”或“营业外收入”处理。 固定资金管理制度 1、酒店的固定资金主要来源于流动奖金，占用固定资金直接影响流动资金的运用，因此必须严格控制固定资金的使用。 2、酒店及各部门必须节约使用国定资金，充分利用已置的固定资产，每月均需核算固定资金利用率，季度检查、年终清算考核各部门使用固定资金的效果； 3、全面推行部门独立核算，同时推行固定资产有偿占用制度，即按各部门拥有的固定资产实绩，摊缴占用费，摊缴费率按国家规定执行，促使各部门充分发挥固定资产的效能，压缩固定资金的使用； 4、未经工程部及总经理室审批，不得私自购置设施设备。未经批准进行采购，财务部不予报销费用。 流动资金管理制度 1、酒店的流动资金既要保证需要又要节约使用，在保证按批准计划供应营业活动正常需要的前提下，以较少的占用资金，取得较大的经济效益。 2、要求各业务部门在编制流动资金计划时，严格控制库存物品，物料原材料的占用资金不得超过比例规定。 3、除经批准为特殊储备者外，超储物资商品原则上不得使用流动资金，只能压缩超储的商品、物料，以减少占用流动资金。 4、严格遵守不得挪用流动进行基建工程的规定，严格遵守有关财务法规和制度。 5、使用的基本要求 （1）在符合国家政策和酒店总经理室、总经理要求的前提下，加速资金周转，扩大 经营 ，以减少流动资金的占用。 （2）加速委托银行收款和应收款项的结算，减少对流动资金的占用； （3）各业务部门应办理流动资金存货的报批手续，并在每月上报经济业务报表的同时，上报流动资金使用效率的实绩，即流动资金周次数和流动资金周转一次所需的天数。 （4）对商品资金的占用，应本着勤俭节约的精神，尽量压缩； （5）尽量减少家具、用具的购置。 外汇管理制度 1、酒店营业收入中的外汇，收款员必须详细记录在营业收入日报表中，连同收费单据一起缴出纳入库。夜班的外汇收入存入会计部特殊保险柜中，于第二天上午缴总出纳入库。 2、营业收入中的外汇转账凭证，从收到凭证的第二天即委托银行转账。 3、必须在双方协商下以签订合同或协议的形式加以肯定和约束才能进行外汇结算办理。订立业务合同时，除摸清信誉和偿付能力外，还必须事先预存一次业务往来所需费用，在酒店银行账户内作为每次（项）业务的结算资金。 4、负责外汇结算工作的人员必须及时把对外结算单证按合同或协议办理结算，并在委托银行结算后的第六天核对是否要收，凡在上述的时期内未接获银行收款通知单的，应即通知销售部工餐饮部协协助办理催收，同时向财务务部经理汇报。 5、必须将当天的外汇现金送存银行，一切营业收入的外汇现金不得坐支。外汇的收支必须通过银行办理。 6、使用外汇必须编制使用外汇计划，除商品、食品、原材料外，要使用外汇购置的一切物料、包装、备用品、设备、工具、零配件、燃料、能源等必须经财务部审查，报总经理审批后方可购 置。 7、用外汇购进的商品、原材料、备用品、工具等，在出售、调拨调剂时，必须收回外汇。用外汇购进的上述物品不得以本币出售或调拨，特殊情况需收取本币的，须经总经理批准。 8 、严格执行外币兑换制度，客人交外汇付账单者，一律按当天的汇率折算本币，严禁擅自变更汇率的比值，也不得取整舍零作汇率折算外汇。 9、客人付外币者，一律按当天兑换现钞的汇率减贴息折算本币。 10 、使用信用卡签付账单者，一律按账单实际金额填列“认购单”，并让客人签付，不另收手续费。 11、以记账 或转账方式结付业务款项者，本币与外币的折算率按结账当天的银行汇总牌价的买卖中间价为结账的折算率。 12、不准外单位或人个借用酒店及所属部门在银行开立的外汇账户 外币结算管理制度
1、酒店在收到外币时，应折合成记账本位币全额入账，公司全年外汇的记账汇率是每年年初下发的通知中指明的汇率。 2、凡因 经营 需要调入和调出外汇及确定调剂汇率，均需经酒店总经理审定，发生的汇兑损益计入当期财务费用。 3、购置固定资产、无形资产发生的汇兑损益在购置期间计入资产的价值；提供各项服务、销售商品与经营业务发生的汇兑损益计入或冲减财务费用；清算期间发生的汇兑损益计入清算损益。 4、酒店收到投资者用外币付出的投资，按投资当日的外汇牌价折合成记账本位币。 5、酒店经评估后有关资产账户与实收资本账户因采用折合汇率不同而产生的折合记账本位币差额，作为资本公积。 6、酒店应严格遵守国家外汇 管理 部门的有关规定，并按时报送外汇收支情况申报表。 前台稽查操作 制度 1、酒店各营业点的报表与收入要一致，报表左右要平衡，账单齐全并盖上会计处收款章，账单要付款方式，如果客人要底单，底单要盖上结算章。 2、收取外汇要按当天牌价折算，收旅行支票要扣除贴息。 3、房租折扣要由部门经理签字认可，免费住房必须由总经理或副总经理批准并签名。 4、做报表要按订单所指房间两种类、天数，包括加床和餐费，报账单位的报表一定要 资料 齐全（订单、底单）。 5、数额减少要经主管签名，而客人拒付则要有大堂副经理签名认可。 6、输单必须单据齐全，缺少单据要说明具体原因。 7、退款要按财务部的有关规定进行操作，一定要有主管签名和客人签名。 8、团体的房租一定要当天输入电脑，如发现有团体未输房租，要立刻通知收款处采取补救措施。 利润管理制度 1、年初时总经理室下达各部门的利润指标和经营指标，各部门必须按计划完成。遇特殊情况影响任务完成时，必须说明原因，取得总经理批准后，才能核减指标。 2、经酒店平衡下达的各部门费用开支额或费用水平，各部门务必用于扩大营业额，争取资金周转次数的增加来降低费用水平，不得突破酒店下达的费用额。 3、各部门使用的原材料和出售商品的购进，必须事前做出计划，确定合理的库存和购进适销对路的商品，防止资金积压。 4、各部门应缴酒店财务部的利润，不得迟于月后十天。 5、各部门应负责利润的明细核算，根据有关凭证，正确计算销售收入、成本、费用、税金及利润。 营业收入、利润及分配管理制度 1、确认营业收入，必须以酒店各项服务已经提供，同时已经收回相应的足额价款或取得收取价款的合法证据为标志。 2、营业收入按实际价款计算，发生的各种折扣、回扣冲减当期营业收入。各级领导应严格按规定的折扣权限签单。需对外付出佣金的，应由经办部门以书面报告的形式向主管领导请示，经同意再报经总经理批准后，方可支付，如需代领，代领人应由主管领导认定。 3、酒店的一切营业性收入均需经财务部收入账核算，各收银点当日收到现金、支票、信用卡消费单等票据经夜间核算员核准后，于次日上午应全部上交财务部；各营业部门预收的包餐、包房定金在及时如数上交财务部。 4、营业收 入应按照配比的原则记账，与同期发生的营业成本、营业费用、营业税金及管理费用、财务费用一起反映，预收的房租等应按预付期分期计入当期营业收入中。 5、严格按照国家法令计提各项税金、基金，并按时纳税 。 6、酒店的利润总额计算公为： 利润＝营业收入＋投资净收益＋营业外收入－营业税金－营业成本－营业费用－管理费用－营业外支出－汇总损失 （1）营业外收入包括：固定资产盘盈和出售净收益、罚款净收入、礼品折价收入、因债权人原因确实无法支付的应付款项及其他收入； （2）营业外支出包括：固定资产盘亏和毁损、报废、出售净损失、赔偿金、违约金、罚款、捐赠以及其他支出。 7、按照公司规定，全年应上交的利润按年计划数分四个季度预交，到年终结算时经年审后，再多抵少补，保证全年计划数。 8、酒店每年交纳所得税后的利润，按照 旅游 财务制度的规定，依下列顺序分配： （1）支付各项税金的滞纳金、罚金和被没收的财物损失； （2）弥补上一年的亏损； （3）按公司和酒店总经理室规定的比例，提取法定盈余公积金和公益金； （4）按公司规定的金额，上交 未分配利润。 9、酒店的公益金只能用于职工住房的购建、集体福利设施支出等项开支，且预先应通过总经理批准。 收银机使用制度 1、酒店商品柜台设置收银机付款，记录商品销售金额，汇总商品销售总金额，监督核对商品销售情况； 2、出售的商品都必须将金额输入收银机，按日销售汇总，总金额必须和“商品销售日报表”的汇总金额相符； 3、每日缴款时，必须把日销售总额打出，然后将记录纸撕下连日报表统一交给缴款员。由专人负责核对“销售日报表”明细账是否和记录纸上的相符，如果有差错，要立即查清楚；
4、在使用收银机时，不能将收银机作为计算器使用，随便其他数字输入或做其他计算，如果由此造成记录、汇总金额和日报表、明细账不符，由当班营业员负责。 收银处早班操作 制度 1、主要处理酒店客人退房手续； 2、接到客人的房间钥匙，认清房号，准确、清楚地电话通知管家部的楼层服务员该房退房，管家部员工接到电话后尽快检查房间； 3、准备好客帐单，给客人查核是否正确，该步骤完成时，楼层服务员必须知会房间检查结果，如有无客房酒吧消费、短缺物品等，为互相监督，收银员应记下楼层服务员的工号记在客人登记表上，楼层服务员也记录下收银员的工号； 4、客人核对帐单无误并在帐单上签名确认后，收银处方可收款，收款时做到认真、迅速、不错收、不漏收； 5、付款、帐单附在登记表后面，以备日后查帐核对； 6、为避免走数，应核对当班单据是正确，以及时发现错单、漏单； 7、下班前打印出客人押金余额报表，检查客人押金余额是否足够，对押金不足的要列出名单以便中班追收押金。 收银处中班操作制度 1、负责收取新入住客人的押金，注意客人登记表上的人住天数，保证收足押金； 2、追收早班列出欠款客人的押金，晚上10时仍未交押金的交大堂副经理协助追收； 3、检查信用卡止付黑名单，发现黑名单或者信用卡账户上无款的客人，应及时通知客人改以其他方式付款，如不能解决则交给大堂副经理处理； 4、下班前打印出客人押金额，以备核查。 收银处晚班操作制度 1、负责核对当天的所有单据是否正确，如有错误应立即改正。 2、应与接待处核对所有出租房间数、房号、房租。 3、制作报表： （1）会计科目活动简表 （2）会计科目明细报表 （3）房间出租报表 （4）夜间核数报表 4、制作缴款单，按单缴款，不得长款、短款。 5、夜间核对过房租、清洗电脑后，做好夜间核数。 6、每次交接班应该交接清楚款账等事项，并在交接簿上作简明的工作情况记录，交办本班未完之事。 收银处结账 管理 制度 1、应辨别收取现金的真伪，唱付唱收，防止出现不必要的争执。 2、信用卡必须核对卡主签名，签名应与卡上原有的签名相同，信用卡上的名字应与卡上原有的签名相同；信用卡上的名字应与身份证明的名字相同；身份证的相片应与持卡人相同。 3、收取支票应注意以下两点： （1）对好印鉴，印鉴不模糊，不过底线，并且有开户行名称； （2）限额、签发日期等。 收银处员工管理制度 1、热情有礼，吐字清晰，唱收唱付，将找款递给顾客，不允许扔、摔、甩、丢等； 2、严禁套取外汇、外币； 3、严禁向收银处借款和未经财务部经理签批将钱款外借他人； 4、严禁收半日租或全日租而不计入营业收入； 5、严禁打非工作电话，不准长时间接私人电话； 6、长、短款项要向上级反映、汇报及解释原因； 7、不得以白条冲款账； 8、由于工作失误造成的损失由当事人全额赔偿； 9、下班时做好交接班工作。 信用卡使用管理制度 1、接收信用卡时，核对清楚信用卡是否是本商场可以使用的信用卡； 2、核查接受使用的信用卡日期是否在有效期内。如果信用卡过期或未到期，应委婉告诉客人此卡不能接受使用； 3、核查接受的信用卡编号、发卡银行通告的“止付名单”号码，如查出此卡号码在“止付名单”上，就要扣留此信用卡。并将该卡交回发卡银行； 4、注意金额的限制。每种信用卡都有最高使用限额。如果购买商品金额超过此信用卡的最高金额时必须联系发卡中心，取回授权号码； 5、核查完毕，按照各种信用卡的签购单上的各个项目要求，填写信用卡票据。填写时一定要仔细看清各项目的要求，认真填写，字迹清楚，做到准确无误； 6、票据填写完后，请持卡人签名，认真核对持卡人签名是否和信用卡上签名一致如发果笔迹不一样，可以请顾客出示护照（身份证明）核实。如果是冒充签名使用信用卡，应扣留信用卡； 7、票据填写完毕，将“持卡人留存”联撕下交回顾客； 8、未按信用卡使用原则去做，造成的经济损失由经手人负责。 旅行支票使用管理制度
1、客人到商场购买商品，可以使用旅行支票，但不接受私人支票。 2、检查旅行支票： （1）旅行支票具有一定面额； （2）支票正同上方签名处已留持票人的签名； （3）支票在灯光下有折光反映，票面有凹凸花纹。 3、接受前，请持票人当面在支票下方签名，否则，支票无效，并与上方已留签名核对是否相符。 4、如对签名有疑义，可请持票人在支票背面再次签名核对。 5、请客人出示护照，核对护照姓名与支票上签名是否相符，并把护照国籍、号码抄录在支票北面。同时婉请客人留下地址。 6、对旅行支票真伪有怀疑，应请银行兑换 处鉴定。 7、对于外币旅行支票，银行要收取贴息。 8、当支票实际价值不于所购商品价值时，应以现钞退回差额。 9、请在“转账支票报表”上汇总旅行支票的缴款数，并注明何种货币和买入价。 核数操作 制度 1、整理归档上一天的单据、报表等，落实上一天稽查出来的问题； 2、将经理核准的考核通知书送到有关部门签收； 3、核对各收款点的营业报表，包括餐厅收款处、商务中心、电传室、娱乐、洗衣、客房酒水等； 4、稽核人员应抽查餐单，核对点菜单与账单是否相符； 5、检查当天到达的客人房租情况，检查房租折扣是否符合规定，检查前台接待处交来的批条是否齐全； 6、检查客人住宿登记卡是否齐全； 7、将各收款点营业额输入电脑； 8、将输入电脑的各收款点的现金总数以及信用卡数与营业日报表进行平衡后，应与营业报表总合计数一致； 9、检查无误后，将上列报表装订在一起，分送到各部门。 办公用品财务处理制度 1、酒店各部门用于办公所需的笔、纸张、笔墨、计算器具、账册、凭证以及其他办公用品，每季度编报领用计划，统一由财务部购进，交仓库保管，各部门按月领用； 2、酒店的办公用品除个别零星急需外，各部门不得自行采购和复印； 3、各部门领用办公用品，必须填写领用单一式二联，并经领导批准； 4、领用人领取物品后，由仓管员签名，领用部门取回一联作为部门财务或文员记录之用，另一联由仓库按月装订，作为便查簿，以备检查； 5、仓库保管员在收到办公用品并经验收无误后，在进仓办公用品的发票上签收，并立即登记商品货卡和便查簿，不必填进仓验收单； 6、财务部对办公用品的账力结算，可凭采购员进货交仓库验收后的原始发货票，经审查票面品名、规格、数量、金额，以及仓管员验收和经手人签名，即准予办理报账； 7、办公用品财务核算处理，直接摊入费用列支，即应以“ 管理 费－办公用品”科目列支，不必通过库存物料科目的重复核算； 8、在各部门逐步确立为独立核算后，办公用品同财务部在管理费科目列支，但应分部门设立明细账户，以便按部门实际领用分摊费用。 将售品、赠品、样品管理制度 1、将售品、赠品、样品的范围： （1）奖售品：外单位推销某项商品及物料，由该单位按其规定拨出所售商品、物料的一部分或小部分将给职工； （2）赠品：外单位对酒店某部门或人个的酬谢物品； （3）样品：外单位推销他们的商品、产品，免费送一些给酒店有关部门作为样品。 2、奖售品、样品、赠品经批准作出处理后的收入，由酒店管理部门统一分配。 3、任何部门或人个均不得私自占有奖售品、样品和赠品，否则按所价值价格加倍罚款，并建议人事部作出扣发浮动工资的处理。 成本损耗、控制管理制度 1、 原材物料、商品及备用品，属供货方因包装不符合规定而造成破损或数量不足而产生的损耗，应由运输部门作出鉴定意见，酒店储运部门协同业务部门填制“商品、 原材物料损耗查询报告书”，发往供货方追索损失。在供货方未偿付损失金额前，所损耗数量、金额，列入“待处理损失”科目，收到供货方赔偿款项后，冲销该科 目的余额； 2、原材物料、商品等在运输中所发生的损耗，由有关部门报财务部加具意见呈总经理审批，经批准报损的金额在“坏账损失”科目列支； 3、原材物料、商品等在运输过程中，由于储运部门装卸不负责任造成破损或丢失所产生的损耗，应查明原因，根据当时的实际情况，由经办人员担负经济责任或担负部分经济责任，再由有关部门经理审查，会同财务部审批，报总经理审阅批示； 4、营业部门结合国家对 旅游 部门规定的毛利率控制标准及当前实际情况，制定各部门、各营业项目的毛率指标，并按旬、按月逐期予以追踪反映和分析考核； 5、对各职能部门可控的变动费用，按年计划分解，建立费用责任中心，采用控制费用或其他有效形式，进行有效地控制。 财务报销制度 1 、费用报销： （1）一切费用要在核定批准的费用定额范围内开支，超支部门须经酒店主管领导批准方可向财务部报销； （2）已经取得原始发票的只要填制报销凭证，由经办人验收或证明人签章、领导签字即可报销，已批准的费用定额内的由部门领导人签字，定额外的由酒店主管领导签字； （3）未取得原始发票而要先付款时，可以先到财务部办理借款，经领导批准（已经批准的费用定额内的由部门领导签字，定额外的由总经理签字）一周之内办理报销手续，同时撤回借款单第三联。 2、固定资产报销； （1）必须先有批准的购置计划才能购置固定资产，需购置商品必须经总经理室向有关部门办理专项控制证明是单才能购买； （2）如果在当日内购置，经领导批准可借用空白支票在计划范围内购置，如能事先知道价格、单位名称及账号者，可办理借款手续，经领导批准后由财务部开支票； （3）固定资产报销时须建立固定资产卡片，并有资产编号，财务部才准报销； （4）固定资产经财务部报销后，列入“内部往来成本费用”科目。 3、流动资产报销： （1）采购部门应提出次月原材料及备用品、备件购置的购料计划，经领导批准后报财务部作出次月定额用款计划； （2）凡购入材料物品，必须填写入库验收单一式三联。采购、仓库、财务部各一联，填好验收单后，才予以报销； （3）材料物品领用时，必须填领料单一式三联，领用人、仓库、财务部各一联； （4）仓库保管员兼材料会计，每月应与财务部核对账目，发现问题及时找到原因，并予以更正； （5）采购部门可借支备用金 ，作为零星购料周转，工程部也可以借支备用金，作为急需采购维修物品用，年终备用金全部交财务部； （6）采购人员经领导批准可借支空白支票（限制一定数额内开支），但必须在三天内到财务部报销，如果取得正式发票，可办理报销手续，不再借支空白支票； （7）各项预付款先填借款单，按合同要求经酒店主管领导批准后再付款； （8）低值易耗品报销手续必须建立低值易耗品卡片； （9）年终物资部应盘点一次，列出材料清单与财务部核对，并作出盈亏表。 费用报销审批制度 1、酒店各项费用的审批报销应严格按照规定的权限执行： （1）各部门的费用由主管领导核准、部门经理审查； （2）酒店支付的大厦管理费，水电、空调，制服洗涤费，邮电通信费和劳动保险费等应付出的款项，由财务部经理审批并掌握分期付款数额； （3）酒店各项福利费开支，如活动费、制服费等，由酒店总经理批准； （4）医疗费按酒店规定每月定额发给； （5）工会经费由酒店工会主席在规定的范围内签批； （6）其余未明确的费用由总经理审批。 2、不得列入费用支出的项目有： （1）对外投资的支出； （2）被没收财物造成的损失，支付违约金、 滯纳金、赔偿金、被罚款以及赞助、损赠的支出； （3）为购置、建造或转让无形资产、固定资产和其他资产发生的支出； （4）不可抗力（如水灾、火灾、地震等）造成的固定资产、流动资产的损失； （5）国家规定不得列入成本费用的其他开支。
